コロナで色々な事が大きく変わっていきますが、その中でも「働く場所」という概念については相当の変化になると思います。
外出自粛によりリモートワークが推奨され、WEB会議やWEB面談も一般的になってきています。それによって、移動にかかる時間や費用がクローズアップされ、対面でなくても問題ないことが多いということに気付いた企業は一気にテレワークを進めていますし、政府もテレワークに関する助成金を拡充しています。
行政書士業界においても従前の働き方からリモートワークが進んでいくでしょう。ではその際に必要なことは何でしょうか。また、オンライン化が一気に進む中で何に備える必要があるでしょうか？
行政書士がリモート化で備えるべきもの
オフラインからオンラインへの移行でまずは事務所というものの在り方は大きく変わるでしょう。
うちの事務所もそうですが、労働集約型であり、紙の申請のため、案件が増えれば人が増え机が必要で、大量の紙を印刷するための複合機や書面送付でレターパック、面談も増えるので会議室の整備が必要でした。
今でもオンライン申請自体は進んでいないため、完全にリモートには出来ておりませんが、お客様との面談は基本的にZOOMを使い、お客様から指定があればマイクロソフトのTeams、Googleハングアウトなどを使ったWEB面談に切り替え、契約書は電子化しています。
ZOOMは相手が携帯でなければ事前の準備もいりませんし、メールに届くリンクをクリックしてくださいね、でスタートできますので意外と心理ブロックはなかったです。むしろお客様としても対面営業などしにくいので、詳しく使い方をレクチャーして欲しいという要望も結構ありました。
Skype、ＬＩＮＥ、Messenger、Chatworkも相手が既に使っている場合だといいと思います。個人的には画面共有機能含めてとても使いやすいのでZOOM推しです。
WEB面談に必要なもの
僕はZOOMなどでセミナーもするため、念の為ヘッドセットを買いましたが、周りが気にならなければそのまま音を出してもいいと思いますし、普通のイヤホンジャックでも問題なく使えます。
LogicoolのBluetoothとかが人気のようですが、量販店もネットショップも品切れ状態。
有線だと値段は下がりますが個人的にはちょっと気になります。iPhoneやiPadでも問題なく使えますし、その場合はAirPodsとかでもいいと思いますが、画面共有とかするならやはりPCからが便利ですね。
ウェブカメラについてはPCについていればそれで構わないと思いますが、上から目線の構図にならないように高さを調整している方も結構いらっしゃいますし、それこそセミナー用とかであれば照明を使っている方もいらっしゃるようです。
ZOOMは無料版ですと４０分の制限がありますので定期的に使う方は事前に有料登録したほうがいいでしょう。
契約書を電子化する
契約書の送付や受け取りのために事務所に行く。
こんな無駄は電子契約書の導入で解決できます。電子契約なら紙代も、郵送代も、当然印紙代もかかりません。
メールで済むのでスピードも早いし、締結済みの契約書もクラウド上で管理できるので検索も容易です。契約締結にかかる工数も圧倒的に削減できますので、あらゆるコストを削減できます。
行政書士の場合、委任契約、顧問契約、秘密保持契約、業務委託契約などをお客様と結ぶと思いますが、これらをすべて電子化することが可能です。
うちの事務所でもグループ会社で電子契約サービスを産廃業、建設業、宅建業向けに提供しているので、かなり前から電子契約を活用していますが本当に便利ですし、リモートでも全く問題なく利用できます。
ITツールを活用する
うちの事務所は顧客管理や案件管理としてセールスフォース（kintoneへ移行予定）、ファイル共有はDropbox、社内コミュニケーションはChatWork、タスク管理はtrelloを活用しています。
６年前に法人化したときから各自にPCとiPhoneを支給しているし、その頃からリモートの正社員もいるので、以前からリモートができる体制は整えていました。
最近は社内の個別面談や全体MTGもZOOMを使っています。とはいえ、まだまだアナログな部分も残っていますので引き続き場所にこだわらない、でも生産性の高い仕事術を追求していきたいと思います。
また、電話についても社外で受けていただき、ChatWorkで内容を送ってもらえるfondeskというサービスを利用しています。
事務所にいる必要がないだけでなく、営業電話をシャットアウトできますし、集中力を保ちやすくなる他、自分のタイミングで電話を返せばいいので業務効率化にも繋がります。
※気になる方は資料を送ります。
リモート化、オンライン化で変わる未来
こうして面談がオンラインに移行し、リモートが一般化することで事務所という概念は変わり、場所を選ばずにパフォーマンスを発揮できるかどうかが重視されるようになります。
結果として成果主義が徹底されると思っていますし、複業も更に進むでしょう。
また、オンライン申請が進み、面談もオンライン化することで、地域の行政書士に頼む、地理的なメリットはなくなっていくでしょう。WEBなどでどこにいても仕事ができるようになると、集客力の強い、資金力のある事務所があらゆる地域の仕事を取れるようになります。
うちでもこの流れを見越して復委任による業務委託を書く業務で広められるようネットワークをより広く、強固にしていくつもりです。
ただ、家でも仕事ができる、という面だけでなく、業務のリモート化は行政書士の仕事の仕方、在り方を変える可能性があります。
「この世に生き残る生き物は、最も力の強いものか。そうではない。最も頭のいいものか。 そうでもない。それは、変化に対応できる生き物だ」
という有名な言葉がありますが、まさに変化に対応しなければいけないときにあるのだと思います。
